英文信函打法技巧

用英文打字机 抄打信函,包括商业信函、公函和私人 信函的一种技巧,是英文打字实用性 技能之一。信函的内容主要有信函的 头衔,日期,邮送方式,收信人姓名及 住址;经办人,称呼,事由,信文,自谦 语,签字,姓名略写,附件,副本,再启 等。信函的抄打格式一般有半齐形、齐 形、全齐形、斜形四种。半齐形信函的 每段信文第一行均缩进五格,自第六 格开始打;其余各项抄打的格式均与 齐形信函相同。此种格式整齐、美观、 故常多见。齐形信函的抄打格式除日 期、自谦语、公司负责签字人姓名及职 衔外,均自左边开始抄打。此抄打格式 整齐、美观、容易、亦为常见的一种。全 齐形信函格式抄打容易,又省时间,故 目前甚为流行,且以美国各公私机构 使用者较多。斜形信函除每段信文的 第一行缩进五格外,收信人姓名住址 每行较上行都缩入五格,其他各项则 依照半齐形信函格式抄打。此种格式 为一种古老式的信函,因此,抄打比较 麻烦,亦极为少见。
信函中的信衔和信文各行的标点 应按规定抄打,但日期、收信人姓名及 其住址、称呼、自谦语、签名和职称等 行尾的标点则有下列三种使用方法: ①开放式标点。此种信函除信文外,日 期、收信人及其地址、称呼、自谦语等 项的各行行尾,都不抄打标点;但略写 字仍必须依照规定使用句号。②混合 式标点。此种信函的日期及收信人及 其住址各行行尾,都不必抄打逗号,商 业性的信函及公函则用冒号。自谦语 后面抄打逗号。此种标点的信函,在我 国和美国多喜采用。③关闭式标点。此 种信函的日期行后要加打一句号。收 信人姓名及信址各行后要加打一逗 号,最后一行要加打一句号。在称呼之 后,较私人性的信函应用逗号,至于商 业性的信函及公函则用冒号。自谦语 后用逗号。签字人姓名各行后加打一 逗号。签字人职衔后要加打一句号。其 他各项识别,如拟稿人及打字员姓名 缩写,附件、副本等后要加打一句号。 信封的打法一般包括寄信人姓名及地 址;收信人姓名地址;邮票,邮递方式; 其他识别等。寄信人姓名及地址的位 置打在信封左上角,自信封上端起的 第二行,及离左边空三个空格,先打寄 信人姓名,然后再打门牌号码、道路、 县、市、省和国名。收信人姓名及住址 的打法有齐形和斜形二种,最好打齐 形。行间用单行间隔;住址应限于三、 四行,最好不要超过五行。邮送方式全 部采用英文大写字体,打在右上角邮 票之下,不得低于收信人住址上三行。 其种类有:航空信、挂号信、快信、双挂 号信。如有下列各项的指示,应打在信 封的左下角处。如:亲启、紧急、经办 人、转交、留交、无价值样品、印刷品、 样品、机密、介绍某某先生等。
抄打英文信函应注意:①务必按 信函的规定抄打。②完毕后,应详加检 视,有错的信函应当重打,养成良好的 正确打字观念。③副本较多可用复写 纸抄打,如副本很多用蜡纸抄打后油 印。④打信封时先将信封的封背朝自 己,封口一边向下,卷进卷筒左边转 入。⑤如使用有窗口信封时,信内的收 信人及住址,应打在信纸固定的位置 上,然后经过折叠,使信内打好的收信 人及地址,经信封透明窗口露出。⑥练 打信封时,使用真的信封,不太经济; 可将纸张折叠成信封进行练习,或以 旧信封代替,进行抄打训练。

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